Comece pelo que já existe
Organizar o escritório não começa por uma ferramenta nova. Começa por uma lista do que já está acontecendo.
Pegue uma folha e anote cinco coisas: os clientes ativos, os trabalhos em andamento, os prazos que você conhece, os compromissos da semana e o dinheiro que entra e sai.
Essa lista mostra onde cada informação mora hoje. Em muitos escritórios pequenos, a resposta é: em vários lugares ao mesmo tempo. Um pouco no caderno, um pouco no celular, um pouco numa planilha e um pouco na cabeça de quem atende.
O objetivo da gestão é diminuir esse número de lugares. Cada tipo de informação precisa de um endereço só.
Um cadastro de clientes que sirva para trabalhar
O cadastro de clientes é a base do resto. Sem ele, cada demanda começa com uma busca no WhatsApp.
Um bom cadastro tem o essencial para trabalhar: nome, documento, contato e o histórico do que o escritório já fez para aquela pessoa ou empresa.
Não precisa ser completo no primeiro dia. Comece pelos clientes ativos e complete o resto conforme eles voltam.
Cada demanda com um dono e um próximo passo
Uma demanda é o trabalho que o escritório faz para um cliente. Pode ser um processo, uma consulta ou um contrato.
Duas perguntas resolvem a maior parte da confusão: quem cuida desta demanda, e qual é o próximo passo dela?
Quando toda demanda responde às duas, a equipe sabe o que fazer sem precisar perguntar. E quem toca o escritório sozinho sabe por onde começar a manhã.
A agenda num lugar só
Audiência, reunião com cliente, prazo e compromisso pessoal competem pelo mesmo dia.
Se eles vivem em agendas diferentes, um deles some. Por isso vale juntar tudo numa agenda só, que você consiga ver no computador e no celular.
O que entra na agenda tem de entrar com contexto. «Reunião» diz pouco. «Reunião com o cliente, sobre o contrato de locação» diz o que preparar.
O financeiro do escritório, separado do pessoal
Honorário recebido, despesa do escritório e conta pessoal não podem morar na mesma planilha.
Separar parece burocracia, mas é o que permite responder a uma pergunta simples: o escritório se paga?
Registre os honorários junto da demanda a que eles pertencem. Assim você sabe quais trabalhos trazem dinheiro e quais só ocupam tempo.
Uma revisão de 15 minutos por semana
Nenhum sistema funciona sem um hábito por trás.
Escolha um horário fixo, como a segunda de manhã, e passe 15 minutos olhando três coisas: os prazos da semana, as demandas sem próximo passo e os honorários que ainda não entraram.
Esse hábito pega o que escapou na semana anterior, antes de virar problema.
Onde um sistema ajuda
Um sistema de gestão para escritório de advocacia junta esses endereços num lugar só.
No Doutor Office, os clientes, as demandas, os prazos, a agenda e as minutas ficam juntos. Cada pessoa da equipe tem o seu papel e vê o que precisa. E os compromissos da agenda sincronizam com o Google Calendar, nos dois sentidos.